¿CUANTO TIEMPO HAY QUE CONSERVAR LA DOCUMENTACIÓN CONTABLE Y FISCAL DE UNA EMPRESA?

Dos supuestos especiales cabe mencionar:

1. En el caso de cese de la actividad por el empresario individual, la obligación de conservación de los libros, documentación y justificantes contables persiste en el plazo indicado de 6 años. Dicha obligación recae sobre los herederos (en caso de fallecimiento del empresario).

2. En el caso de disolución de la sociedad mercantil, la responsabilidad recae sobre los liquidadores, al menos durante el período de liquidación. Una vez liquidada y extinguida la sociedad, la norma prevé el depósito de los libros de comercio, la correspondencia, la documentación y los justificantes en el Registro Mercantil (si así se indica en la escritura), en caso contrario serán los liquidadores los que asumirán el deber de conservación de dichos libros y documentos durante el plazo de 6 años a contar desde la fecha de asiento de cancelación de la sociedad.

A efectos fiscales de acuerdo con la Ley General Tributaria (art. 66 a 70) los libros de contabilidad y otros libros registros obligatorios según la normativa tributaria que proceda (IRPF, IVA, IS, etc), así como los soportes documentales que justifiquen las anotaciones registradas en los libros (incluidos los programas y archivos informáticos y cualquier otro justificante que tenga trascendencia fiscal), deben conservarse, al menos, durante el periodo en que la Administración tiene derecho a comprobar e investigar y en consecuencia, a liquidar deuda tributaria. En este sentido cabe recordar que el plazo de prescripción tributaria es de 4 años empezándose a contar desde el día en que finalice el plazo voluntario de presentación de la correspondiente declaración o autoliquidación que se esté analizando. Todo ello, salvo que se produzca algún supuesto de interrupción del periodo de prescripción, en cuyo caso, comenzaría un nuevo período de prescripción, pudiéndose superar el plazo de 6 años de conservación previsto en el Código de Comercio.

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Así, por ejemplo, una sociedad con ejercicio social igual al año natural, deberá conservar toda la documentación ya indicada y relativa al año 2010:

  • A efectos fiscales: hasta el 26 de julio de 2015 (cuatro años desde la presentación de la última declaración del año 2010, que fue la del Impuesto sobre Sociedades, presentada el 25 de julio de 2011).
  • A efectos mercantiles: hasta el 31 de diciembre de 2016 (seis años desde el último apunte contable en la contabilidad de 2010).

De acuerdo con el Código de Comercio (Artículo 30), los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a la empresa deben conservarse, durante 6 años, a partir del último asiento realizado en los mismos.

Esta obligación mercantil se extiende tanto a los libros obligatorios (diario, inventario y cuentas anuales y en su caso, libro de actas, registro de acciones nominativas y de socios), así como a los libros no obligatorios (por ejemplo, el mayor, registros de IVA, etc.), además de la documentación y justificantes en que se soporten las anotaciones registradas en los libros (facturas emitidas y recibidas, tickets, facturas rectificativas, documentos bancarios, etc.).

RECUERDE: El plazo en el que debe conservar toda la documentación contable y fiscal de un ejercicio es de 6 años desde la fecha del último apunte contable (al ser este plazo mercantil más largo que el fiscal de 4 años).

Ahora bien, guarde de forma separada las facturas de los elementos de inmovilizado que le generan gasto por amortización, y toda la documentación relativa a ejercicios en los que se ha declarado base imponible negativa en el IS (ya que en estos casos, el plazo de deber de conservación de la documentación puede exceder de los 6 años)

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