GESTIÓN Y CUSTODIA EXTERNA DE ARCHIVOS

1. Servicio de Recogida de la documentación

Archivos y Gestión Documental se hace cargo de la retirada de la documentación de las instalaciones del cliente y su traslado a los Centros de Custodia.

  • Se comprueban in situ los fondos documentales que se van a trasladar, los contenedores y su identificación y codificación.
  • El traslado se lleva a cabo por nuestro equipo técnico, se ubica en nuestras instalaciones, y se transfieren los datos a una aplicación informática.
  • Finalmente, se proporciona al cliente una base de datos con el inventario de los fondos documentales custodiados.

Opcionalmente, el cliente puede solicitar los servicios de nuestros documentalistas para realizar tareas previas a la retirada como identificación externa, precintado e inventario.
Archivos y Gestión Documental puede suministrar distintos formatos de contenedores de archivo de gran calidad y durabilidad para la conservación de la documentación.

2. Servicio de Custodia

Consiste en el depósito y custodia de los archivos del cliente en nuestros Centros de Custodia, proporcionando óptimas condiciones de conservación, seguridad y confidencialidad mediante la aplicación de la tecnología y los recursos más avanzados.
Nuestros Centros de Custodia, se dedican en exclusiva a la custodia de documentación, no existiendo otro tipo de mercancías almacenadas. El acceso a los mismos se encuentra limitado al personal autorizado.

3. Servicio de Consultas

El cliente puede solicitar en cualquier momento consultas de la documentación que se ha depositado en nuestros Centros de Custodia:

  • Consulta física de carácter normal (a la mañana siguiente) y urgente (en 3 horas).
  • Consulta telemática, por fax o correo electrónico, escaneando dichos documentos.
  • Consultas presenciales en el Centro de Custodia, poniendo a disposición del cliente un documentalista.

Periódicamente se proporciona al cliente un informe detallado de las consultas realizadas y la documentación pendiente de devolver.
Solo el personal autorizado por el cliente puede efectuar peticiones de consulta.

4. Servicio de Expurgo y Destrucción confidencial

Consiste en seleccionar y retirar los fondos documentales que han perdido su vigencia según los criterios fijados por el cliente, para proceder a su destrucción confidencial con máquinas destructoras y cumpliendo la LOPD.
Una vez destruida la documentación se envía el correspondiente Certificado de Destrucción.